La disciplina del Facility Management è diventata uno dei settori in più rapida crescita nell’ultimo decennio. Oggi, molte organizzazioni riconoscono l’importanza della FM per gestire in modo efficiente il suo patrimonio immobiliare e i servizi ad esso associati. Le attività di FM sono rilevanti a vari livelli e dimensioni dell’organizzazione, unendo le attività di business primarie a diversi livelli: strategico e operativo. Ma qual è la reale portata della FM in un’organizzazione?
Il Facility Management è una disciplina multidisciplinare che comprende un’ampia gamma di attività e processi, gestendo una varietà di servizi di supporto per supportare e allineare tutte le funzioni dell’organizzazione.
Competenze e obiettivi
Il facility management, in senso generico, può essere considerato come la gestione di qualsiasi cosa all’interno di una struttura e delle sue attività.
Tuttavia, dal punto di vista dell’International Facility Management Association, le competenze fondamentali del facility management sono undici:
- Comunicazione
- Preparazione alle emergenze e continuità operativa
- Gestione ambientale e sostenibilità
- Finanza e affari
- Fattori umani
- Leadership e strategia
- Funzionamento e manutenzione
- Gestione del progetto
- Qualità
- Gestione immobiliare e immobiliare
- Tecnologia
Tra i principali obiettivi di qualsiasi strategia di facility management troviamo:
- Gestione efficiente delle operazioni
- Sicurezza dei lavoratori
- Conformità alle norme e ai regolamenti edilizi
- Risparmi sui costi
- Miglioramento della produttività
- Ambiente piacevole sia per i clienti che per i clienti
Per eseguire tutto nel modo più efficiente possibile e raggiungere gli obiettivi fondamentali, un facility manager può farsi aiutare da software di facility management: in questo modo può monitorare l’andamento, coordinare anche gli interventi più complessi e gestire tutti i processi in modo più semplice ed efficace.
Campi di applicazione
Gestione immobiliare
Comprende la gestione del patrimonio immobiliare, che fa parte del parco immobiliare dell’organizzazione e che è oggetto di un contratto di locazione. È composto, tra l’altro, da questioni quali la gestione degli affitti, le tasse, la gestione immobiliare, la registrazione e il controllo della gestione dei beni immobili da parte dello Stato e delle polizze assicurative, ecc. Comprende anche funzioni operative quali la gestione della documentazione di base dell’edificio e la conformità alla legislazione, le licenze edilizie, le ispezioni tecniche obbligatorie e altre analisi più strategiche e di mercato o la consulenza tecnica su acquisizioni e vendite, ad esempio.
Gestione degli spazi e dei progetti
Comprende la gestione degli spazi e degli ambienti di lavoro al fine di fornire un uso adeguato e ottimizzato dello spazio interno. Comprende aspetti quali la pianificazione degli spazi, l’assegnazione delle postazioni di lavoro, la gestione dei mobili, la programmazione dei cambiamenti di distribuzione e dei movimenti degli uffici, ecc. Un’altra funzione da svolgere in questo processo è la gestione e la supervisione dei progetti da intraprendere nell’edificio (ristrutturazioni su larga scala, migrazione, allestimenti, ecc.).
Gestione dei servizi
Comprende la gestione dei servizi, dipendenti o meno dall’edificio, che servono a sostenere il core business dell’organizzazione. Questa “gestione” comprende la definizione dei servizi e dei loro requisiti (requisiti tecnici), la contrattazione dei servizi attraverso gare d’appalto o qualsiasi altro processo scelto, la negoziazione del contratto e l’approvazione del fornitore, il monitoraggio della conformità rispetto agli obblighi contrattuali del fornitore, ecc.
Il catalogo dei servizi da gestire varia a seconda dell’organizzazione e può includere servizi più legati all’edificio (solitamente chiamati hard services), focalizzati sul mantenimento operativo dell’edificio: manutenzione di impianti, elettrici, gas, idrici, antincendio, gestione delle forniture (acqua, gas, elettricità, …), ecc. Ma anche servizi ausiliari (detti anche soft services) che riguardano non solo l’edificio, ma anche e soprattutto gli utenti come la sicurezza, la pulizia, la ristorazione, il catering, il giardinaggio, l’accoglienza, tra gli altri. Per tutti questi servizi, il Facility Management implementerà la gestione degli inconvenienti e le varie richieste degli utenti (prenotazione di sale, attrezzature e audiovisivi, informatica, parco veicoli).
La norma europea UNI EN 15221-4:2011 elenca i vari servizi di competenza della FM e li classifica in due grandi famiglie: “spazio e infrastrutture” (sull’edificio) e “persone e organizzazione” (relative all’utente e a tutte le attività ausiliarie). Identifica come servizi FM (chiamati prodotti standard) più di 80 servizi.
Gestione ambientale
Comprende la gestione dell’ambiente organizzativo tenendo conto delle procedure specifiche e delle regole aziendali. Comprende attività come lo sviluppo di una politica ambientale e altri aspetti sostenibili come la gestione dell’energia o dei rifiuti. comprende anche quelle relative al rispetto della salute e della sicurezza, nonché quelle relative alla protezione antincendio e ai piani di evacuazione.
Gestione strategica e supporto
Comprende gli aspetti strategici e di supporto svolti per l’intera attività, come la gestione finanziaria, il budgeting e il monitoraggio, la pianificazione della continuità operativa, la gestione delle informazioni e il reporting, ecc. In questi processi trasversali, non dobbiamo dimenticare che il miglioramento continuo è una delle chiavi del Facility Management, è quindi necessario laddove la gestione dell’innovazione e la tecnologia ci aiuta a rendere sempre più efficienti le nostre strutture. D’altra parte, sarà essenziale disporre di informazioni accurate e prontamente disponibili per il processo decisionale, di strumenti software specifici che ci aiutino a gestire tutte le informazioni necessarie in FM.
Quando e a chi serve il facility management?
In conclusione, tutte le organizzazioni richiedono il lavoro di un Facility Manager, o di diversi, per sviluppare la propria attività. Può accadere che in alcune organizzazioni, a causa del loro modello di business, non tutte le funzioni di facility management siano necessarie o che le funzioni siano distribuite separatamente in diversi dipartimenti e che non sappiano di essere realmente “funzioni FM”, ma alla fine queste funzioni sono necessarie per supportare la normale attività dell’organizzazione, quindi è meglio riconoscerle come attività importanti per il benessere e la crescita della propria azienda.