La gestione elettronica documentale (GED) è un processo che permette di gestire i documenti in formato digitale. Si tratta di una soluzione che sta diventando sempre più diffusa, in quanto consente di migliorare l’efficienza e la sicurezza dei processi documentali.
edok.it è un’azienda che vanta oltre 20 anni di esperienza nell’ambito della gestione elettronica documentale, della dematerializzazione dei processi, della fatturazione elettronica e della conservazione digitale sostitutiva, che ci guiderà nel capire di cosa si tratta e come gestire al meglio la GED.
Perché scegliere di affidarsi ad un sistema GED
I vantaggi di implementare una gestione elettronica documentale sono molteplici e vanno nella direzione di una maggiore efficienza, sicurezza e accessibilità, oltre che verso un’ottimizzazione delle risorse e dei tempi di lavoro.
Vediamo come la GED sia in grado di incrementare nelle aziende e nelle organizzazioni che la adottano i seguenti aspetti:
- Efficienza: grazie alla maggiore facilità di gestire documenti digitali rispetto a quelli in formato cartaceo.
- Sicurezza: la GED può aiutare a proteggere i documenti da accessi non autorizzati, utilizzando tecnologie come la crittografia e la firma digitale.
- Compliance: che permette alle organizzazioni di rispettare le normative esistenti, archiviando i documenti in modo sicuro e accessibile.
- Accessibilità: i documenti digitali sono facilmente accessibili da qualsiasi luogo e dispositivo, con un miglioramento della collaborazione e della condivisione delle informazioni.
- Ricerca: utilizzando parole chiave o filtri, diventa facile migliorare la produttività e la ricerca delle informazioni.
- Riduzione dell’impatto ambientale: eliminando il consumo di carta, la GED rappresenta una modalità più sostenibile di gestione dei documenti.
- Facilità di backup e disaster recovery: grazie alla creazione di copie di backup e alla pianificazione della continuità aziendale, con la garanzia che i documenti critici siano al sicuro da eventi non prevedibili.
La scelta del software di gestione documentale più adatto dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda, come il tipo di documenti da gestire, il numero di utenti che lo utilizzeranno e le funzionalità necessarie, ma anche il budget, la sua facilità d’uso e la capacità di integrazione con altri sistemi aziendali.
Resta comunque importante condurre un’analisi approfondita delle esigenze dell’azienda o dell’organizzazione prima di scegliere il software di gestione documentale.
Conservazione sostitutiva dei documenti
La conservazione sostitutiva dei documenti riguarda invece la possibilità di sostituire la conservazione cartacea dei documenti con la conservazione in formato digitale.
Si tratta di un modo innovativo di archiviazione documentale, disciplinato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che prevede che le pubbliche amministrazioni e le imprese private possano conservare i documenti in formato digitale, purché vengano rispettati determinati requisiti di sicurezza e autenticità, che sono:
- L’integrità del documento: che significa che questo deve essere conservato in modo tale da garantire che non sia stato modificato o alterato.
- L’autenticità del documento: con la possibilità di risalire al suo autore e al momento in cui è stato creato.
- La leggibilità del documento, che deve essere conservato in modo tale da poter essere letto e interpretato.
La conservazione sostitutiva dei documenti può essere effettuata in proprio o tramite un servizio dedicato di conservazione digitale.
Conservazione sostitutiva delle PEC
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di posta elettronica che consente di inviare e ricevere messaggi con valore legale equiparato a quello della posta raccomandata con ricevuta di ritorno. È obbligatoria per le imprese che devono comunicare con la Pubblica Amministrazione e per le imprese che devono inviare fatture elettroniche.
La conservazione sostitutiva della PEC è un sistema comodo e innovativo per conservare i messaggi di posta elettronica certificata in formato digitale, in modo da garantire la loro integrità, autenticità e leggibilità.
La conservazione è obbligatoria per le imprese che inviano o ricevono messaggi PEC contenenti informazioni qualificate, come fatture elettroniche, contratti e documenti legali.
La conservazione sostitutiva PEC deve essere effettuata per un periodo di 10 anni, a partire dalla data di invio o ricezione del messaggio.
La conservazione sostitutiva PEC può essere effettuata anche in proprio. Per fare questo l’azienda deve dotarsi di un sistema di archiviazione digitale che soddisfi i requisiti di sicurezza e autenticità previsti dal CAD.
In alternativa si può sempre optare per un servizio di conservazione digitale: una soluzione semplice e sicura che garantisce di essere a norma.
Conclusioni
In generale, la combinazione di GED e conservazione sostitutiva dei documenti e della PEC è in grado di migliorare notevolmente l’efficienza operativa, nonché la conformità normativa delle organizzazioni e delle aziende.
Contribuisce inoltre a ridurre i costi a lungo termine e l’impatto ambientale, tematica verso la quale vi è stata una forte presa di coscienza negli ultimi anni.
I servizi di gestione e conservazione digitale sono sicuri, grazie alle più recenti tecnologie di sicurezza per proteggere i documenti e i messaggi archiviati da accessi non autorizzati.
In secondo luogo semplificano il lavoro, con una serie di funzionalità dedicate alla gestione della documentazione e della messaggistica. E per finire permettono di risparmiare, grazie ad una significativa riduzione dei costi di archiviazione e di gestione.