Un software gestionale per hotel, o PSM (acronimo di Property Management System) che dir si voglia, è un programma utilizzato dai titolari delle strutture alberghiere, nonché dagli addetti alle prenotazioni, alla reception, ecc., per gestire in modo efficiente le varie attività all’interno dell’hotel.
Cos’è un software gestionale per hotel
Quando si parla di questo tipo di software, ovvero di un gestionale per hotel, si fa riferimento a una precisa soluzione tecnologica che permette agli operatori e ai proprietari delle strutture alberghiere di semplificare le attività amministrative e di aumentare le proprie prenotazioni sia nel breve che nel lungo periodo.
In altre povere, questo programma sta diventando ormai parte integrante di tantissime strutture alberghiere.
Cosa fa concretamente
Dopo aver visto cos’è un sistema gestionale hotel è bene capire cosa fa concretamente. Generalmente viene utilizzato per diversi scopi, sia dagli operatori alberghieri che gestiscono grandi catene, sia dagli albergatori indipendenti.
Il gestionale hotel, innanzitutto, automatizza il procedimento di gestione delle prenotazioni e garantisce un servizio di channel management. Grazie a quest’ultimo è possibile facilitare la propria strategia di distribuzione mediante collaborazioni con diverse tipologie di agenti del settore come ad esempio OTA oppure GDS.
Infine, un gestionale per hotel aiuta a migliorare la propria presenza online, anche perché un sistema di gestione alberghiero può essere realmente efficace solo se i clienti visitano il sito web della struttura.
I vantaggi di un software gestionale hotel
Un gestionale hotel è un alleato prezioso per semplificare e ottimizzare tutte le operazioni quotidiane che si svolgono nella struttura alberghiera. Tra i vantaggi principali, ci sono:
- Velocizzare le attività ripetitive: un gestionale hotel è in grado di automatizzare diversi processi ripetitivi, come la gestione delle prenotazioni e le operazioni di check-in e check-out, facilitando anche l’elaborazione dei pagamenti in sicurezza. Rendendo più veloci le operazioni ripetitive, lo staff può concentrarsi al meglio sulle esigenze dei clienti;
- Incrementare le entrate: utilizzare un software di questo tipo può essere un metodo per aumentare le entrate dell’albergo. Un PMS di qualità, infatti, offre strumenti avanzati per la gestione dell’inventario e delle tariffe. Inoltre, permette di monitorare i prezzi ottimali per ogni tipologia di camera in maniera costante, così da regolare le tariffe di conseguenza;
- Migliorare l’esperienza degli ospiti: impiegare un gestionale hotel non solo migliora l’efficienza operativa, ma ha un impatto positivo anche sulla soddisfazione dei clienti. Ad esempio, registrare nel sistema i dati degli ospiti consente di eseguire il check-in online, per offrire un’accoglienza più veloce e senza stress. In più, questo programma fornisce informazioni sulle preferenze dei clienti, consentendo di personalizzare l’esperienza in modo mirato e con servizi su misura;
- Facilitare la comunicazione tra reparti: un altro dei vantaggi principali di un gestionale hotel è la possibilità di facilitare la comunicazione, e quindi l’organizzazione dei diversi reparti della struttura alberghiera (ad esempio reception, spa, sala congressi, ristorazione, ecc.). Utilizzando una piattaforma unica per coordinare le attività, il personale può gestire le prenotazioni, controllare l’inventario e accedere immediatamente ai dati dei clienti, se necessario.
Quale modello di software gestionale scegliere
Scegliere quale modello acquistare potrebbe non essere una cosa facile. La prima cosa da fare per non commettere errori è individuare con precisione le esigenze e gli obiettivi prefissi.
È chiaro che non esiste una soluzione universalmente valida, un programma che sia adatto a qualsiasi tipo di organizzazione che opera nel settore del turismo. La decisione di acquistare un determinato tipo di software gestionale anziché un altro dipende dalle caratteristiche della propria struttura o della catena alberghiera. È ovvio che un hotel di modeste dimensioni ha esigenze più limitate rispetto ad un gruppo di hotel.